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Word编辑长文档的方法与技巧

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Word编辑长文档的方法与技巧

  Word是目前应用广泛的文字处理软件,功能十分强大。其中一些用于编辑文档的功能具有很高的实用价值。试想一下,在编辑一些长达几十或是几百页的文档时,如不掌握一定的方法技巧,那你将花大量的时间在翻动滚动条上,这样的文档在结构上层次不清,在内容上难于查找,从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑,并以Word97为例,介绍一些方法技巧,来提高组织和管理文档时的工作效率。

  一.用大纲视图使文档层次结构清晰化

  用大纲视图来编辑和管理文档,可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构,能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解,从而能快速查找并切换到特定的内容。

  首先,新建一文档,并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称(在每个标题前都有一个“□”记号)。

  其次,分别向左或向右拖动“□”记号可使对应的标题升级或降级(也可选中某一标题后,点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮)。经升/降级后,各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“╋”标示,则表示该标题下是有内容的(即是可以展开的);若某标题以“□”标示,则表示该标题下是没有内容的(即不可以展开)。另外,可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠。

  最后,在某个标题按回车,将光标移至下一空行的开头,用“复制”、“粘贴”的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下,按下大纲工具条上的“降级为正文”按钮,可将其转换成正文内容(即非标题)。如此类似地插入各篇文章的内容,进行整理、编辑后存盘即可。

  二. 利用书签功能进行迅速查找

  Word 97 中可将选定的文件、图形等标识为书签,从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为书签,可先将其选中,再单击“插入”菜单中的“书签”选项,在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加”即可(在此对话框中也可对已有的书签进行删除)。此时,若“工具”-〉“选项”-〉“视图”中的“书签”项被选定,则文中“利用书签功能进行迅速查找”这些文字会被方括号括出,表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后,可在“编辑”-〉“定位”中的“定位”选项卡中对某一书签进行定位,从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外,在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进行定位,若灵活运用,可大大提高查找、编辑文档的效率。

  三. 创建超级链接,实现快速切换

  上过网的朋友们都知道,超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手形,点击后即可切换。

  Word97中也有相类似的超级链接功能,可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。

  首先,打开一个文档,选择要作为超级链接显示的文字。

  其次,单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL” 中输入待链接文档(目标文档)的路径。此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档。 最后确定退出,就完成了一个超级链接的创建。 说到这里,我们可以知道,用超级链接组织文稿时,是在多个文档间建立链接关系,这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时,还能用工具条上诸如IE中的“前进”、“后退”按钮,十分方便。

  四. 使用多窗口,查看长文档的不同部分

  用多个窗口来显示同一长文档的不同部分,可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种:

  1. 打开文档后,单击“窗口”菜单中的“新建窗口”,再单击“窗口”菜单中的“全部重排”,可打开上下两个窗口来显示文档。

  2. 将鼠标放在文档右端滚动条的最上方,当鼠标变为“拆分窗口”的记号时双击,可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小,双击拆分条可取消拆分。

  五. 用自动滚动功能浏览长文档

  像某些读书软件一样,Word也提供了对文档页面的自动滚动功能,以方便用户阅读文档,免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能,只要选“视图”—〉“工具栏”—〉“自定义”命令,在弹出的“自定义”对话框中,选中“类别”为“所有命令”,再将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时,只需点击工具条上的“自动滚动”命令,并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动,鼠标离中心位置越远,滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态,只需右击鼠标即可。

  看了上述关于编辑长文档的方法和技巧,大家是不是有了一点心得?亲自动手试试吧,相信一定会有所收益。


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